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セキュリティマガジン TREND PARK

ファイル共有ツールのビジネス活用時における課題とは

~6割以上の管理者が「従業員は勝手に利用していると思う」と回答~


情報管理側の現状と抱えている懸念

では、ポリシーの整備を行ったり、企業内で共通のITツールを指定したりする立場である、情報管理者側はこの状況についてどう考えているのでしょうか。
オンラインストレージの業務利用を禁止している企業、もしくは一定の条件付きで許可している企業の管理者に対し、「あなたは、従業員が社外と業務ファイルをやり取りする際に、 会社が許可したものではない(もしくは条件付きで許可している)、ツールを使用していると思いますか?」と尋ねたところ、従業員に利用を許可していないオンラインストレージを、従業員が勝手に利用しているのではないか と考えている人は6割以上(図1)にのぼっています。この結果から、新しく普及しつつあるオンラインストレージの利用に関して、管理側でも問題点は認識しているものの、実効性のあるルール整備がなされていないことがわかります。

図1 オンラインストレージの業務利用について

あなたは、従業員が社外と業務ファイルをやり取りする際に、会社が許可したものではない(もしくは条件付きで許可している)、次のようなツールを使用していると思いますか?それぞれについて、最もあてはまるものを1つずつお答えください。(単一回答。対象:オンラインストレージの利用を禁止している、条件付きで許可している企業の情報管理者、n=189)

多くの従業員が使っていると思う 10.1% 一部の従業員は使っていると思う 54.5% 決して使っていない 33.9% 考えたことがなかった/想像もつかない 1.6%

※出典:2013年8月トレンドマイクロ調べ

また、業務ファイルを共有する際に利用するツールを、会社として指定している情報管理者に尋ねたところ、約6割が (※4)現状指定しているツールについて「ファイル共有ツールとしては不十分」と認識していることがわかりました。その理由として、主に「セキュリティ上、ファイルが外部に漏洩するリスクがある」や、「従業員の業務効率を下げている」といった意見がみられました。
個人、企業向けを問わず、オンラインストレージを始めとした利便性の高いITツールの普及は広まっています。一方で、利便性だけではなく、安全性も兼ね備えた業務ファイルの交換が可能となるように、企業側は指定するツールやポリシーについて再考する余地があるといえます。

「コンシュマライゼーション」の潮流の中で企業で必要な対策

今回実施した業務ファイル共有に関する調査では、明確に許可されていないファイル共有ツールを一部の従業員が利用していることがわかりました。また、情報管理者は新しく普及するツールの利用に対してルールの整備が不十分であることもわかりました。

ファイル共有におけるセキュリティについて考えた際、データの外部への漏洩など、様々なリスクが予想されます。これらのリスクを回避するためにポリシーの策定する場合、管理者は、まず第一に企業毎に保護すべき情報資産が何であるかを明確にさせておかなければなりません。具体的なツールの利用可否を判断する前に、漏洩させてはいけない情報の優先度を明らかにしておく必要があります。
その後、具体的にポリシー内容を検討する際は、単に個人向けオンラインストレージの利用を禁止する、もしくは一般的に必要とされているガイドラインをそのまま取り入れる、などの端的な施策に留まるのではなく、業務の効率を損ねず、実用性を伴う最適なポリシーをそれぞれの業務に合った形で精査するのが良いと考えられます。

また、社内に対しポリシーの認知を徹底させるためには、ルールの必要性を十分に理解してもらうべく、業務データ交換に伴う様々なリスクや脅威について従業員教育を徹底することも必要です。単に禁止事項を羅列したポリシーを策定しても、利便性を大きく損なう内容や、遵守する意味の理解されないルールでは、従業員が勝手に指定外のものを利用する動きも免れません。
このような、実効性のあるポリシーを固めたうえで、企業全体で利用するオンラインストレージなどの導入を検討する段階に入るべきだといえます。そして、何らかのITツールを導入する際は、利便性だけでなく安全性が担保されているかどうかを十分に精査する必要があります。また、外部への漏洩防止はもちろんのこと、組織間で利用可能なストレージが明確に切り分けられ、利用者間で顧客の個人情報などが漏洩しないよう情報管理者が企業全体の管理を徹底できることも重要だといえるでしょう。

トレンドマイクロが提供する企業向けファイル共有ソリューションの詳細については、 Trend Micro SafeSync for Enterpriseを参照してください。

 

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記事公開日 : 2013.10.21

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