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セキュリティマガジン TREND PARK

ファイル共有ツールのビジネス活用時における課題とは

~6割以上の管理者が「従業員は勝手に利用していると思う」と回答~


企業内に「コンシューマライゼーション 」の波が押し寄せています。この言葉は、個人が新しい端末やサービスの利用を先導し、企業のITに多大な影響を与えるという動きを指します。
トレンドマイクロは、2013年8月、勤務先における業務ファイル共有の実態に関するWebアンケート調査を実施しました。その結果、勤務先で無許可のファイル共有ツールを社外との情報共有のために業務で利用したことのある従業員は、3人に1人(※1) いることがわかりました。本稿では、調査結果を踏まえ、従業員と管理側の実態と、企業内でのポリシー策定やツールの選定にあたって必要なことを考えてみます。

新しいITツール利用に関するルールは未整備

本調査において、勤務先から明確に許可されていない(禁止されている、規定があるかどうか不明)ファイル共有ツールの利用経験について尋ねたところ、3人に1人 が、社外の方と業務ファイルを共有するために無許可のツールの利用経験があると答えました。
さらに、勤務先でのITツール利用に関するルールについて尋ねたところ、従来型のメール(Webメール以外のメール)については約8割(※2)が使用可否に関する規定があると回答しました。一方、昨今個人向けサービスを中心に利用が浸透しているオンラインストレージについては、半数以上(※3)が勤務先において規定がない、もしくは、規定があるかどうか分からないと回答しており、多くの企業で、オンラインストレージの業務利用に関するルールが未整備であることが示される結果となりました。 企業内でオンラインストレージなどの利用人口が増え始めてからようやく管理側のルール整備が開始されるという流れでは、各々が利用するツールのセキュリティレベルなどが企業内で精査されていない状態が生まれ、リスクが高いといえます。

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記事公開日 : 2013.10.21

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