従業員の個人情報ならびに人材採用に
おける個人情報の取り扱いについて

トレンドマイクロ株式会社(以下、当社)は、当社の役員および従業員(正社員、契約社員、嘱託社員、パート・アルバイト、受入出向社員)、当社の役員もしくは従業員になろうとする者またはなろうとした者(以下、応募者)および退職者(以下、総称して従業員)の個人情報を以下のように取り扱います。

【当社の役員および従業員の個人情報】
1.当社は、役員および従業員から以下の個人情報を収集します。
・(a)氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、緊急連絡先 等
・(b)職務経歴、職務内容等、学歴、保有資格 等
・(c)障がいの等級および障がいの状況 等
・(d)人事評価、配属関連情報、教育履歴 等
・(e)給与、賞与、年金・保険関係情報に必要な情報 等
・(f)家族構成、同・別居、扶養の有無、健康状態 等
・(g)法令に定められる健康診断情報、一定期間欠勤の際の診断書情報等、病歴 等
・(h)ネットワークの利用状況(メール、Web、フォルダ、各種サーバなどを含む)、各種入退室記録、防災カメラ映像 等
・(i)従業員から入手したその他の情報

個人情報の提出は、役員および従業員の任意で実施していただきますが、提出いただけない場合、雇用の継続維持が困難になるケースや、一部の福利厚生もしくは事務サービス(年末調整等)を提供できないケースが発生する場合があります。この件についてのご質問等は役員および従業員の個人情報に関するお問い合わせ先にお問い合わせください。

2.当社は、役員および従業員から収集した個人情報を以下の目的で利用します。
・1項(a)~(d)(g)(i)を利用して、人事管理(人材の把握、配属先・担当職務の決定、研修・能力開発、人事評価、その他関連する業務)
・1項(a)(c)(e)(f)(g)(i)を利用して、労務管理(給与等の決定および支払、源泉徴収手続き、社会保険関係手続き、退職金および福利厚生、その他関連する業務)
・1項(a)~(g)(i)を利用して、雇用管理(健康管理、適正な就業環境の確保、労働時間管理、休職等、配属先・担当職務の決定、その他関連する業務)
・1項(h)を利用して、個人情報保護マネジメントシステム運用に関連するモニタリングの実施
・その他、(a)~(i)のうち該当する情報を利用し、業務遂行上法令等に定められる管理事項の遂行

なお、上記以外の目的で個人情報を利用する際には、事前にご本人の承諾を得た後利用します。

【応募者の個人情報】
3.当社は、応募者から以下の個人情報を収集します。
・(a)氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日 等
・(b)職業、職種、会社情報、役職情報、職務内容 等
・(c)職務経歴、学歴、保有資格、現在および希望年収 等
・(d)障がい者採用にご応募頂く際は、障がいの等級および障がいの状況
・(e)応募者から入手したその他の情報

個人情報の提出は、応募者の任意で実施していただきますが、特定の情報の提供がない場合、または応募書類に記載不備があった場合は、その後の連絡等に影響する場合があります。

4.当社は、応募者から収集した個人情報を以下の目的で利用します。
・応募者への採用活動に関する情報の連絡
・採用活動に関する応募から選考までの手続き
・入社、就業のための準備手続き
・上記に付属する業務

5.個人情報の外部預託と第三者への提供について
当社は2項の各行為を実施するにあたり、役員および従業員から取得した個人情報を安全管理措置を講じたうえで海外関係会社(主に台湾やUS)、国内の業務委託先、代行業者に対し、ならびに、4項の各行為を実施するにあたり、応募者から取得した個人情報を国内の業務委託先、代行業者に対して個人情報の取り扱いの全部または一部を委託または提供する場合があります。提供に際しては、データベースへのアクセス権付与、電子メール、クラウドストレージの経由、記憶媒体などの方法により契約を締結した上で提供いたします。

また、当社は、役員および従業員、応募者から取得した個人情報を、法令に基づく場合に行政機関へ提出することがあります。

6.退職者の個人情報について
退職者の個人情報については、退職後も当社で一定の期間保有し、給与等の精算、社会保険、社会保障等に関する業務、各種人事データ作成、退職後の連絡等のために利用しますが、正当な理由がない限り、人事担当者および人事担当役員以外の者は閲覧いたしません。上記の利用目的を超えて当社が退職者の個人情報を利用する場合は、別途その利用目的を通知又は公表し、退職者からの同意を得るものとします(法令に定めがある場合を除く)。

7.開示請求、訂正、利用停止について
当社の役員および従業員、応募者は、ご自身の個人情報について、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止に関する権利を保有しています(一部評価情報や、法令に定めがある場合を除く)。これらの権利行使については、以下の担当窓口に請求ください。

なお、具体的な手続きについては以下の保有個人データの開示等請求に関する流れをご覧ください。
https://www.trendmicro.com/ja_jp/about/legal/privacy-policy/procedure.html

8.個人情報に関するお問い合わせ先
個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ・苦情・ご相談等は、下記までご連絡ください。

・役員および従業員の個人情報に関するお問い合わせ先
トレンドマイクロ株式会社 人事総務本部 個人情報保護お問い合わせ窓口
電話番号:03-4330-7600(大代表)

・応募者の個人情報に関するお問い合せ先
トレンドマイクロ株式会社 人事総務本部 本部長
E-mail:saiyo@trendmicro.co.jp
電話番号:03-4330-7600(大代表)